2025.02.12
電子カルテについていけない人のための対策ガイド｜ウェブカルテ
電子カルテについていけない、そんな悩みを解消しましょう！
電子カルテは業務効率化に役立つ大変便利なツールですが、今まで紙カルテを使っていた方や、デジタル端末の扱いに慣れていない方は、電子カルテの操作に不安やストレスを感じることも多いです。
そこで今回は、「便利であることは理解しているものの、正直電子カルテの操作が苦手だな」と悩みを抱える方のために、電子カルテをスムーズに使いこなすためのコツをご紹介します。
電子カルテをうまく活用すれば、業務効率は今よりも劇的に向上します！
電子カルテの操作が苦手な方は本記事を参考に、もっと上手に電子カルテを使いこなしてスムーズに業務を進めましょう。
電子カルテについていけない理由
電子カルテの入力作業が思うように進まない、電子カルテの操作についていけない、と感じることはありませんか？
電子カルテは業務の効率化に役立つ便利なツールで、多くの医療現場で広く利用されています。
しかし、実際にはその使い方にまだ慣れていないと感じている方も少なくないのが現状です。
なぜ電子カルテの入力が思うように進まないのでしょうか？まずはその原因を理解し、それを基に業務効率を向上させるための方法を検討してみましょう。
紙カルテに慣れている
電子カルテでは、情報の検索、閲覧、印刷などすべての操作において、デジタル端末の操作が必須となります。
そのため、紙カルテの運用に慣れてしまっている方や、今までデジタル端末にあまり触れてこなかった世代の方の場合は、電子カルテの扱いに特に苦労することが予想されます。
実際のところ、IT機器が苦手なベテランスタッフよりも、学生時代から電子カルテやPC、スマホなどの扱いに慣れている新人スタッフのほうがスムーズに使いこなせている、というケースは少なくありません。
教育体制が整っていない
近年の医療業界は人手不足が深刻化しており、即戦力が求められます。
復職や転職といった形で勤務する場合は特に、電子カルテの操作が基本的なスキルとして求められることも多くなっており、操作方法に関する十分な教育体制が整っていないケースもあります。
操作方法に疑問があっても忙しそうな先輩スタッフに気軽に相談できない、という職場環境も少なくありません。
そうなると電子カルテのメリットを活かせないばかりか、かえって業務に支障をきたすなど悪循環に陥ってしまいます。
システムの仕様が複雑
電子カルテには数々の便利機能が備わっており、診療内容やワークフローに合わせた細かな調整などが可能です。
それらの機能をきちんと使いこなせれば業務の効率化に繋がりますが、人によってはその多機能さが、「複雑で難しい」と感じるかもしれません。
また、電子カルテのスペックは様々で、中にはとても安価で利用できる代わりに機能を最小限に抑えたものもあります。
このような電子カルテは導入時のコスト負担を抑えられるという魅力がある一方で、機能面やセキュリティ、サポート面で制限があることが多く、日々の業務で不便と感じるシーンも少なくありません。
シンプルな紙カルテと比較した際に、このようなシステムの仕様にストレスを感じる人も多いようです。
電子カルテのメリット・デメリット
電子カルテには紙カルテでは得られない多くのメリットがあり、正しく活用することで、医療現場の効率や質を大きく向上させることができます。
電子カルテの重要性を理解するためにも、ここで改めてメリット・デメリットについて確認しましょう。
メリット1: 業務効率の向上
電子カルテを導入することで、業務効率を向上できます。
手書きの作業を減らせることで、書き間違いや読み間違い等のヒューマンエラーを減らせる他、全患者データをサーバー上で一括管理できることで、いつでも必要なときに対象のデータを各部署に配置したデバイスにて素早く検索・閲覧することが可能です。
ペーパーレス化が進むことで、事務作業の大幅な負担軽減に繋がります。
電子カルテは医療従事者の業務効率をアップさせるだけでなく、受付から診察、会計までの待ち時間を大幅に短縮し、患者の負担軽減にも繋がります。
また、電子カルテは省スペースで利用できるのも魅力です。
紙カルテのように保管スペースを用意する必要もないため、院内が狭い場合でも導入でき、限られたスペースを有効活用できます。
メリット2: 患者情報の迅速な共有
電子カルテには、患者データを迅速に共有できるというメリットがあります。
電子カルテに入力したデータは、複数のデバイスから同時にリアルタイムで閲覧することが可能です。
入力した患者データをその他のシステム（レセコン等）と連携できるタイプもあり、データの有効活用ができるという魅力があります。
近い将来、電子カルテを活用して政府の提供する「電子カルテ情報共有サービス」への連携が可能となることで、在宅医療・薬局・訪問看護等、他の地域医療とのさらなる連携強化も期待されています。
デメリット1: 習得に時間がかかる
電子カルテを操作するにはキーボードやマウスといった基本的なパソコン操作スキルが求められます。
IT機器の操作に不慣れな人にとっては、電子カルテの使い方を習得することに加えてそれらの操作方法を一から覚えなくてはならないため、習得に時間がかかる可能性があります。
デメリット2: 導入費用の問題
カルテ用のファイルやそれらを保管するための棚などの事務用品を用意するだけと、比較的安価で運用できた紙カルテと異なり、電子カルテは費用の負担が大きいという点がデメリットです。
電子カルテでは初期費用に加えて、毎月の保守費用も必要です。
電子カルテは安価なものから高額なものまで様々なシステムが流通していますが、一般的に電子カルテの価格と性能は比例しており、使い勝手の良いものを求めるとそれだけコスト負担が大きくなってしまいます。
このような電子カルテのコスト負担がネックとなり、特に小規模の医療機関においてはなかなか電子カルテの導入が進んでいないという現状があります。
電子カルテの導入費用の負担を今後どのように軽減し、普及を進めていくのかが大きな課題となっています。
電子カルテについていけない場合の対策
電子カルテの導入は現時点で義務化されてはいませんが、政府の目指す「医療DX」を実現するにあたり、将来的にはすべての医療機関において電子カルテの導入が必要とされています。
そのため、
・皆がスムーズに電子カルテを扱えるようになるにはどうしたらいいか？
・電子カルテのメリットを最大限引き出すためにはどうしたらいいか？など、
電子カルテの効果的な導入方法について、あらかじめ確認しておきましょう。
段階的に導入する
電子カルテ導入時には、最初から全ての機能を使いこなそうとせず、段階的に進めることが重要です。
電子カルテには業務効率化に役立つ多くの機能が備わっていますが、短期間でそれらをすべて覚えて使いこなす、というのはあまり現実的ではありません。
まずは患者情報の正確な入力や必要な情報の検索といった基本操作から始め、徐々に処方箋の作成や診療記録の管理、レセコン等他システムとの連携など、より高度な機能に慣れていくという手順を踏むのがおすすめです。
また、紙カルテから電子カルテに途中で移行する際には、既存患者は紙カルテ、新規患者は電子カルテといったように一気に電子化せず、適宜併用しながら進めていく方法も有効です。
新旧すべての患者データを電子化するには、既存カルテのスキャン作業などが必要となり、多大な労力を要します。
電子カルテへの移行時には、データ移行の代行業者へ依頼する、紙カルテと併用して進めるなどの工夫で、スタッフの負担を少しでも軽減するようにしましょう。
職場の同僚と情報共有を行う
電子カルテの操作に苦戦している場合、職場内で定期的に情報共有と運用の見直しを行うことが改善の鍵となります。
具体的には、電子カルテの操作方法やトラブルシューティング、改善案等について定期的に話し合える場を設けることが効果的です。
システムの利用状況や改善点を職場全体で共有することで、電子カルテに関する様々な問題を一人で抱え込むことなく都度解消でき、今よりもさらに効率的な運用方法を見つけ出すきっかけにもなります。
研修や説明会を活用する
業務に追われる中で、先輩スタッフが電子カルテの使い方を一から教えるのは、時間や労力がかかり非常に大変な作業です。
また、指導者によって教え方にばらつきが生じることもあり、その教え方によっては電子カルテの操作に苦手意識が芽生えることもあるかもしれません。
そのため、電子カルテの使い方を教育する際は、院内のスタッフだけに任せるのではなく、メーカーが提供する研修や説明会等のサポートを活用することをおすすめします。
電子カルテシステムを提供するメーカーの多くは、基本的な操作方法や効果的な使い方に関する説明会を実施しています。
これらの説明会は、院内での対面形式やオンライン形式など、メーカーによって様々な方法で行われています。
これらのサービスを活用することで、電子カルテの操作方法を効率よく教育することができます。
また、トラブルが発生した際には個人で解決しようとせず、メーカーの相談窓口に連絡・相談することをおすすめします。
さらに解決までの過程を院内で共有することで、今後同様の問題が再発するのを防ぐこと効果が期待できます。
電子カルテに早く慣れる方法
ここからは、電子カルテに早く慣れるために、個人で実践できる練習方法や操作のコツをご紹介します。
タイピングスキルを向上させる
タイピングスキルは、電子カルテの入力スキルに直結すると言っても過言ではありません。
電子カルテに情報を入力するには、多くの場面でタイピングが必要となります。
そのため、まずは基本的なタイピング練習を行い、キーを素早く正確に打つことができるようにすることが重要です。
インターネット上には無料で利用できるタイピング練習ソフトが数多く提供されているため積極的に利用してみましょう。
最初は操作に時間がかかるかもしれませんが、タイピングは「慣れ」の要素もあります。
毎日少しずつでも練習を行うことで、次第にスムーズに入力できるようになりますよ。
マニュアルや資料を常に確認する
電子カルテの操作により早く慣れるためには、マニュアルや資料をよく確認することが重要です。
基本的に、電子カルテはマニュアルを読めば初心者でも操作ができる仕様となっており、複雑なテクニックなどを必要としません。
マニュアルや資料を手元に用意して、操作方法を常に確認できる状態にしておくことで、落ち着いて業務に取り組む事ができますよ。
特に業務に慣れるまでは、各種資料によく目を通すことが大切です。
一定期間業務を遂行するうちに、自然と電子カルテの操作を覚えられるはずですので、あせらずに頑張りましょう。
また、メーカーの説明書や資料には、現段階の実務において必要のない機能についても詳細に記載されています。
マニュアルに載せる内容は真に必要な情報に絞り、効率化を図りましょう。
便利なテンプレート機能を活用する
スムーズなカルテ入力を行うためには、電子カルテのテンプレート機能や定型文を活用することが不可欠です。
初めのうちは、標準的に用意されている定型文を利用しながら、基本的な入力作業に慣れるようにしましょう。
その後、業務に慣れてきた段階で、頻繁に使う項目のテンプレートを個別に設定するなどの工夫・改善を加えることでさらに効率的なカルテ入力が可能となります。
入力作業の負担を減らし、より効率的にカルテを作成するためには、このようにシステムを適宜カスタマイズしていくことも重要です。
まとめ
電子カルテには、業務効率化やミスの削減、カルテの管理が容易になるなど紙カルテには無い数多くのメリットがあります。
しかし、紙カルテでの業務フローに慣れてしまっている人や、パソコンの操作があまり得意ではない人にとっては、操作が難しいと感じることもあるかもしれません。
しかし、自分には電子カルテの操作が向いていない、などと諦めてはいけません。
・最初から全ての機能を完璧に使いこなそうとしない
・マニュアルやメーカーの研修を参考に段階的に進める
・職場内で電子カルテの情報共有、運用見直しを行う
・タイピングスキルを向上させる
上記のような工夫をしながら、自分のペースで徐々に電子カルテの操作に慣れていきましょう。
本記事を参考に、ぜひ電子カルテを有効活用してみてくださいね。